Dein neuer Mitarbeiter sitzt beim Termin in der Ausländerbehörde. Der Sachbearbeiter blättert durch die Unterlagen, prüft das Diplom, das Arbeitszeugnis, das Führungszeugnis. Alles vollständig, alles beglaubigt übersetzt. Ein Nicken, ein Stempel, und die Arbeitserlaubnis ist erteilt. Der Arbeitsbeginn kann wie geplant stattfinden. Genau dafür brauchst du beglaubigte Übersetzungen: damit nichts fehlt, wenn es darauf ankommt.
- ✓ Mit Stempel, Unterschrift und Registrierungsnummer
- ✓ In 3-4 Werktagen in deinem Postfach
- ✓ Akzeptiert von Ausländerbehörden und Anerkennungsstellen
- ✓ Erst prüfen, dann zahlen. Mit Klarna Rechnung.
Das brauchst du für die Arbeitserlaubnis deines Mitarbeiters
- Reisepass (Kopie mit beglaubigter Übersetzung der Stammdaten)
- Lebenslauf (vollständig, lückenlos, beglaubigt übersetzt)
- Diplom oder Hochschulabschluss (beglaubigt übersetzt)
- Arbeitszeugnisse (beglaubigt übersetzt, bei Fachkräften Pflicht)
- Führungszeugnis aus dem Herkunftsland (falls verlangt, beglaubigt übersetzt)
- Arbeitsvertrag (in deutscher Sprache)
- Stellenbeschreibung (detailliert, auf Deutsch)
- Nachweis über Qualifikationsanerkennung (bei reglementierten Berufen)
- Krankenversicherungsnachweis (je nach Aufenthaltstitel)
Hinweis: Je nach Herkunftsland, Qualifikation und Beschäftigungsart können weitere Dokumente nötig sein. Die Ausländerbehörde teilt dir mit, was genau vorliegen muss. Alle nicht-deutschen Dokumente müssen von einem vereidigten Übersetzer beglaubigt übersetzt werden.
Warum die Ausländerbehörde nur beglaubigte Übersetzungen akzeptiert
Die Ausländerbehörde entscheidet über Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis. Sie muss sicherstellen, dass alle Dokumente echt und korrekt übersetzt sind. Deshalb gelten klare Regeln:
- Alle fremdsprachigen Dokumente müssen von einem vereidigten Übersetzer ins Deutsche übersetzt werden
- Die Übersetzung muss beglaubigt sein (mit Stempel, Unterschrift und Registrierungsnummer)
- Einfache Übersetzungen oder interne Übersetzungen durch Kollegen werden nicht akzeptiert
Mit beglaubigten Übersetzungen passiert das nicht. Der Beamte sieht den Stempel, die Unterschrift, die Registrierungsnummer. Er weiß: Diese Übersetzung ist offiziell. Kein Grund zur Nachfrage.
Von vereidigten Übersetzern. Mit Stempel und Unterschrift.
Unsere Übersetzer sind beim deutschen Gericht vereidigt. Jede Übersetzung enthält den Beglaubigungsvermerk, die handschriftliche Unterschrift und den offiziellen Stempel. Genau so, wie es die Ausländerbehörde und Anerkennungsstellen verlangen.
Der Beamte nickt bei:
Der Prozess von der Jobzusage bis zur Arbeitserlaubnis
Schritt 1: Arbeitsvertrag unterschreiben und Unterlagen sammeln
Du hast den richtigen Kandidaten gefunden und den Arbeitsvertrag unterschrieben. Jetzt braucht dein zukünftiger Mitarbeiter einen Aufenthaltstitel mit Arbeitserlaubnis.
Was du tun musst:
- Liste mit benötigten Dokumenten von der Ausländerbehörde anfordern (variiert je nach Herkunftsland und Qualifikation)
- Mitarbeiter bitten, alle Originaldokumente zu beschaffen (Diplom, Arbeitszeugnisse, Führungszeugnis)
- Prüfen, ob eine Qualifikationsanerkennung nötig ist (bei reglementierten Berufen wie Ärzten, Ingenieuren, Lehrern)
Der beglaubigt übersetzte Lebenslauf gibt der Behörde einen schnellen Überblick über den gesamten Werdegang.
Schritt 2: Dokumente beglaubigt übersetzen lassen
Alle fremdsprachigen Dokumente müssen ins Deutsche übersetzt werden. Die Ausländerbehörde akzeptiert nur beglaubigte Übersetzungen von vereidigten Übersetzern.
Was du tun musst:
- Dokumente zusammenstellen: Diplom, Arbeitszeugnisse, Führungszeugnis, Lebenslauf
- Foto machen oder scannen und hochladen
- Übersetzungen kommen in 3-4 Werktagen per Post (mit Stempel und Unterschrift)
- Bei Eilbedarf: Express-Option für PDF in 24 Stunden (Mo-Fr)
Schritt 3: Qualifikation anerkennen lassen (falls nötig)
Bei reglementierten Berufen muss die ausländische Qualifikation in Deutschland anerkannt werden. Das betrifft zum Beispiel Ärzte, Ingenieure, Lehrer und Krankenpfleger.
Was du tun musst:
- Prüfen, ob der Beruf reglementiert ist (Infos bei der IHK, HWK oder Bundesagentur für Arbeit)
- Antrag auf Anerkennung bei der zuständigen Stelle stellen (z.B. IHK FOSA, Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen)
- Beglaubigte Übersetzungen einreichen (Diplom, Transcript of Records, Arbeitszeugnisse)
- Anerkennungsbescheid abwarten (Dauer: 1-3 Monate)
Schritt 4: Visum und Aufenthaltstitel beantragen
Dein Mitarbeiter beantragt bei der deutschen Botschaft im Herkunftsland ein Visum zur Erwerbstätigkeit. Nach Einreise muss er den Aufenthaltstitel bei der Ausländerbehörde beantragen.
Dokumente, die vorliegen müssen:
- Reisepass (gültig, mit Kopie und beglaubigter Übersetzung)
- Arbeitsvertrag (deutsch)
- Diplom (beglaubigt übersetzt)
- Arbeitszeugnisse (beglaubigt übersetzt)
- Führungszeugnis (beglaubigt übersetzt, falls verlangt)
- Nachweis über Krankenversicherung
- Nachweis über Unterkunft in Deutschland
Schritt 5: Arbeitserlaubnis erhalten und Mitarbeiter einstellen
Die Ausländerbehörde prüft den Antrag und erteilt den Aufenthaltstitel mit Arbeitserlaubnis. Dein Mitarbeiter darf jetzt offiziell in Deutschland arbeiten.
Was du tun musst:
- Kopie des Aufenthaltstitels für die Personalakte aufbewahren
- Mitarbeiter bei der Krankenkasse und Sozialversicherung anmelden
- Lohnsteuer-Daten erfassen
- Arbeitsvertrag aktivieren
Zeitplan: Von der Jobzusage bis zur Arbeitserlaubnis: 2-6 Monate (je nach Herkunftsland und Behörde)
Diese Dokumente musst du übersetzen lassen
Diplom oder Hochschulabschluss
Arbeitszeugnisse
Führungszeugnis
Lebenslauf
Reisepass
Diese Übersetzungen brauchst du
Diplom
Für die Qualifikationsprüfung und Anerkennung
Jetzt übersetzen →Arbeitszeugnis
Nachweis der Berufserfahrung für die Fachkräfte-Regelung
Jetzt übersetzen →Führungszeugnis
Bei sicherheitsrelevanten Tätigkeiten oder Arbeit mit Kindern
Jetzt übersetzen →Lebenslauf
Überblick über den vollständigen Werdegang
Jetzt übersetzen →Diese Behörden und Gesetze regeln die Einstellung ausländischer Mitarbeiter
Zuständige Behörden
Ausländerbehörde: Erteilt Aufenthaltstitel und Arbeitserlaubnis. Prüft alle Dokumente und entscheidet über den Antrag. Jede Stadt und jeder Landkreis hat eine eigene Ausländerbehörde.
Bundesagentur für Arbeit: Prüft bei bestimmten Berufen, ob die Beschäftigung zulässig ist (Vorrangprüfung). Bei Fachkräften mit anerkannter Qualifikation entfällt die Vorrangprüfung meist.
Anerkennungsstellen: IHK FOSA für Ausbildungsberufe, Landesämter für reglementierte Berufe, Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) für Hochschulabschlüsse.
Gesetzliche Grundlagen
Wichtige Aufenthaltstitel für Fachkräfte:
- Blaue Karte EU (§ 18g AufenthG): Für Hochschulabsolventen mit Arbeitsvertrag und Mindestgehalt
- Aufenthaltserlaubnis für Fachkräfte mit Berufsausbildung (§ 18a AufenthG): Für Arbeitnehmer mit anerkannter Berufsausbildung
- Aufenthaltserlaubnis für Fachkräfte mit akademischer Ausbildung (§ 18b AufenthG): Für Hochschulabsolventen ohne Blaue Karte
Häufige Fehler bei der Einstellung ausländischer Mitarbeiter
Fehler 1: Unvollständige Unterlagen beim Behördentermin
Der häufigste Grund für Verzögerungen: Es fehlt ein Dokument oder eine Übersetzung. Die Ausländerbehörde lehnt unvollständige Anträge ab. Neuer Termin, neue Wartezeit.
So vermeidest du das: Hol dir vorab die vollständige Liste der benötigten Dokumente von der Ausländerbehörde. Bestell alle Übersetzungen gleichzeitig.
Fehler 2: Einfache Übersetzungen statt beglaubigte
Eine interne Übersetzung durch einen Kollegen oder eine einfache Übersetzung aus dem Internet wird von der Ausländerbehörde nicht akzeptiert. Sie verlangt beglaubigte Übersetzungen von vereidigten Übersetzern.
So vermeidest du das: Bestell von Anfang an beglaubigte Übersetzungen mit Stempel und Unterschrift.
Fehler 3: Qualifikationsanerkennung vergessen
Bei reglementierten Berufen kann die Arbeitserlaubnis ohne Anerkennung nicht erteilt werden. Das betrifft zum Beispiel Ärzte, Ingenieure, Lehrer und Krankenpfleger.
So vermeidest du das: Prüfe frühzeitig, ob der Beruf reglementiert ist, und starte den Anerkennungsprozess parallel zur Visumsbeantragung.
Fehler 4: Zu spät bestellen
Übersetzungen, Anerkennung, Visum: Alles braucht Zeit. Wer zu spät startet, verschiebt den Arbeitsbeginn.
So vermeidest du das: Starte mit dem Dokumentensammeln und Übersetzen sofort nach der Vertragsunterschrift. Plan 2-4 Wochen für Übersetzungen und 1-3 Monate für die Anerkennung ein.
In 3 Schritten zur beglaubigten Übersetzung
Hochladen
Mach ein Foto oder scanne das Dokument deines Mitarbeiters und lade es auf unserer Website hoch. Du siehst sofort den Preis. Transparent, keine versteckten Kosten. Bei mehreren Dokumenten kannst du alles in einer Bestellung zusammenfassen.
Übersetzen und beglaubigen
Ein vereidigter Übersetzer erstellt die beglaubigte Übersetzung. Mit Stempel, Unterschrift und Registrierungsnummer. Genau so, wie es die Ausländerbehörde und Anerkennungsstellen verlangen.
Lieferung
Das Original kommt per Post zu dir. Du erhältst auch ein PDF per E-Mail, das du direkt an deinen Mitarbeiter oder die Behörde weiterleiten kannst. Mit Klarna Rechnung bezahlst du erst, wenn du die Übersetzung erhalten hast.
Häufige Fragen
Du brauchst in der Regel: Reisepass, Diplom oder Hochschulabschluss, Arbeitszeugnisse, Lebenslauf, Arbeitsvertrag und Stellenbeschreibung. Je nach Beruf und Herkunftsland können weitere Dokumente nötig sein, zum Beispiel ein Führungszeugnis oder Nachweise über die Qualifikationsanerkennung. Alle fremdsprachigen Dokumente müssen beglaubigt übersetzt werden.
Die Ausländerbehörde muss sicherstellen, dass alle Dokumente echt und korrekt übersetzt sind. Deshalb akzeptiert sie nur beglaubigte Übersetzungen von vereidigten Übersetzern. Diese enthalten einen Stempel, eine Unterschrift und eine Registrierungsnummer, die die Echtheit bestätigen. Einfache Übersetzungen oder interne Übersetzungen werden abgelehnt.
In der Regel sind die Übersetzungen in 3-4 Werktagen fertig. Du erhältst zuerst ein PDF per E-Mail, das Original mit Stempel und Unterschrift kommt per Post. Wenn es eilig ist, gibt es eine Express-Option: PDF in 24 Stunden (Montag bis Freitag).
Ja, das ist kein Problem. Du kannst die Dokumente deines Mitarbeiters hochladen und die Übersetzungen direkt an deine Adresse oder an die Adresse deines Mitarbeiters liefern lassen. Die Rechnung geht an dich als Besteller.
Nein, nur für reglementierte Berufe ist eine Anerkennung Pflicht. Das betrifft zum Beispiel Ärzte, Krankenpfleger, Ingenieure, Lehrer und Rechtsanwälte. Bei nicht-reglementierten Berufen prüft die Ausländerbehörde die Qualifikation anhand der übersetzten Dokumente direkt. Die Bundesagentur für Arbeit kann dir sagen, ob der Beruf deines Mitarbeiters reglementiert ist.
Ja, unsere beglaubigten Übersetzungen werden in der gesamten EU anerkannt. Sie werden von vereidigten Übersetzern erstellt und enthalten alle nötigen Beglaubigungsvermerke. Für Länder außerhalb der EU können zusätzliche Anforderungen gelten (z.B. Apostille). Prüfe in diesem Fall vorher bei der zuständigen Behörde.
Das hängt vom Herkunftsland und der Art der Qualifikation ab. In der Regel solltest du 2-6 Monate einplanen. Die Übersetzungen sind in wenigen Tagen fertig. Die Qualifikationsanerkennung (falls nötig) dauert 1-3 Monate. Das Visum und der Aufenthaltstitel brauchen je nach Botschaft und Ausländerbehörde unterschiedlich lange.
Der Preis hängt von der Sprachkombination und der Seitenzahl ab. Lade das Dokument einfach hoch und du siehst sofort den genauen Preis, bevor du bestellst. Transparent, ohne versteckte Kosten. Mit Klarna Rechnung bezahlst du erst, wenn du die Übersetzung erhalten hast.
Nein, wir bieten keine Apostille-Services an. Falls du eine Apostille auf deiner Übersetzung benötigst, musst du diese beim zuständigen Landgericht oder Oberlandesgericht beantragen. Wir liefern dir das Original mit Stempel und Unterschrift, das du dafür brauchst.
Ja, du kannst alle Dokumente in einer Bestellung zusammenfassen. Das ist sogar empfehlenswert: So stellst du sicher, dass nichts fehlt, wenn dein Mitarbeiter zum Behördentermin geht. Alle Übersetzungen kommen zusammen in einem Paket.
Dein Mitarbeiter wartet auf die Arbeitserlaubnis. Wir liefern die Übersetzungen.
Foto machen, hochladen, in 3-4 Tagen ist alles fertig. Damit beim Behördentermin nichts fehlt und der Arbeitsbeginn wie geplant stattfinden kann.
Dein Preis in 1 Minute Erst prüfen, dann zahlen. Mit Klarna Rechnung.
